国有投资集团忙闲不均破解：北京华恒智信定岗定编案例

【客户行业】国有企业投资集团【问题类型】定岗定编【客户背景】某国有企业作为南方二线城市重要的综合性资本投资运营公司自成立以来致力于打造集投资、建设、运营于一体的城市发展综合运营商和产融结合的创新型企业在承担基础设施、城市建设等传统功能的同时逐步拓展产业投资、产融结合等新兴业务领域。伴随市场环境的持续演变与企业规模的不断扩张该集团面临的经营压力逐步加大。在此背景下公司明确提出“降本增效”的战略目标并决定率先从职能部门着手解决当前较为突出的忙闲不均问题。管理层注意到职能部门内部人员的工作状态存在明显差异——部分员工每日加班加点而另一部分人则相对清闲甚至出现工作时间处理私务的情况。与此同时工作有效性不足、重点工作不够聚焦等问题也亟待改善。然而作为以投资为主营业务的企业大量工作难以用传统方式量化在推进改革的过程中公司面临着从何处入手、如何有效推进等困惑。为此经深入研讨公司决定引入华恒智信专家团队从人力资源管理角度提供专业支持助力企业在提升运营效率的同时合理控制人力成本。【问题分析】在双方达成合作后华恒智信项目组深入现场调研与各层级管理人员及员工进行了充分沟通对目前存在的管理问题形成了初步认识主要体现在以下几个方面一、职能部门分工过细忙闲不均现象较为突出项目组对该集团职能部门各岗位的职责进行梳理后发现现行分工过于细化导致不同岗位之间的工作负荷差异较大。以内部培训活动组织为例一部分人员专职负责场地预订与布置另一部分人员负责讲师对接与行程安排还有专人负责培训资料的印刷与分发。从表面看分工明确但在实际运行中场地与讲师对接的前期准备工作繁重而资料印刷分发人员在培训筹备前期工作量极少。各岗位人员仅局限于自身职责范围对其他环节工作不予关注进一步加剧了不同岗位之间的工作负荷差异。二、职能部门日常事务性工作占比较高重点工作不够聚焦项目组通过现场调研了解到当前职能部门人员普遍将大量精力投入日常事务性工作而对于具有挑战性、对公司长远发展具有战略意义的重要工作涉及较少导致职能部门的整体工作成效难以充分体现。以综合办公室为例员工每日忙于文件收发、会议安排、来访接待等繁琐事务这些工作虽必不可少却占据了大部分时间和精力。相比之下制度建设、流程优化、团队能力提升等更具战略价值的工作往往因时间紧张而被搁置或敷衍了事。这种“重事务、轻发展”的工作模式既使职能部门的工作成果难以获得管理层认可也导致公司投入的人力成本未能产生相应回报。三、定编工作缺乏量化依据人员配置标准不够明确项目组了解到该公司在职能部门的人员编制核定及调整方面缺少客观依据也未采用科学工具进行系统分析对当前编制是否合理缺乏明确判断。职能部门员工普遍反映工作繁忙、事务繁杂认为应当增加人手以减轻压力而管理层从降本增效的角度出发观察到部分岗位存在多人从事可由一人完成的工作的情况导致效率偏低。受国企用人政策约束公司难以对冗余人员进行有效调整只能维持现状造成了人力成本的浪费。【解决方案】针对该集团在定岗定编方面存在的问题结合“降本增效”的总体改革目标华恒智信专家团队经过严密的调研分析提出了以下解决方案一、梳理岗位职责推进岗位优化合并针对职能部门分工过细、忙闲不均的问题项目组结合公司实际情况提出了岗位合并的解决策略。建议公司首先对职能部门各岗位的职责进行全面梳理明确每个岗位的具体职责范围在此基础上根据职责性质与内容进行分类将分工过于细致、忙闲不均且工作性质相近的岗位进行合理归并。以培训组织工作为例原先分散的场地预订、讲师对接与资料印发三个岗位可整合为一个培训管理岗。合并后原本负责资料印刷分发的人员可在空闲时段灵活支持场地布置和讲师对接工作有效缓解忙闲不均的矛盾。为保障岗位合并的科学性项目组专门设计了一套职责合并工具模型能够将流程相近、对人员要求相似、工作性质相同的岗位在工作量盘点的基础上进行合理的整合。二、明确工作重点强化与绩效考核的联动为有效解决职能部门工作重点不突出的问题项目组建议在全面梳理各岗位工作的基础上进一步汇总各岗位的工作重点与难点由各职能部门负责人定期督促各岗位员工明确本岗位的常规工作与重点工作确保相关人员将必要的时间投入重点难点任务。同时为切实提升工作饱和度、确保重点职责有效落地项目组建议将重点难点工作纳入绩效考核体系。具体而言只有积极投身重点难点工作的员工方可在绩效考核中获得“优秀”评价反之若员工对重点难点工作避而远之即便在其他方面表现良好评价等级也将受到限制。此举旨在引导职能部门员工勇于担当聚焦于对公司价值贡献更大的工作方向。三、运用科学定编工具合理确定编制人数针对定编工作缺乏量化依据的问题项目组凭借在定岗定编领域的丰富经验结合公司实际情况提出了基于工作量分析的定编方法。为此项目组引入了“日周月季年”工作量统计模型对各岗位工作内容进行系统量化盘点。借助这一科学客观的工具定编工作摆脱了过去依赖主观判断的模式能够依据精确数据合理设定各岗位编制人数既避免了人员冗余造成的资源浪费也防止了编制不足带来的工作负荷过重问题为企业人力资源配置提供了坚实的数据支撑。【华恒智信总结】在本案例中伴随市场环境持续演变与企业自身不断发展该集团面临的经营压力逐步加大职能部门忙闲不均、效率偏低的问题成为制约发展的突出障碍。华恒智信在调研中发现该公司存在以下几方面问题职能部门分工过细导致忙闲不均、事务性工作占比偏高致使重点工作不够聚焦、定编工作缺乏量化数据支撑导致编制标准不够明确。针对这些问题华恒智信提出了梳理岗位职责并推进优化合并、明确工作重点并与绩效考核挂钩、运用科学定编工具确定合理编制人数等系统性解决方案。华恒智信在长期咨询实践中于定岗定编领域积累了丰富的经验成果形成了“三级五角色”“日周月季年”“ABC定编模式”等独具特色的工具方法并在各行业企业的咨询工作中取得了良好成效对技术、职能、生产、服务、操作等各类岗位均有深入而系统的研究同时具备定编完成后人员分流工作的丰富实操经验以“标准化、针对性、可落地”为突出特点为中国企业的定岗定编工作提供了切实可行的方法论支撑获得了众多客户的高度评价。