公司办公固定资产管理办法（框架草案）

适用对象：公司所有办公类固定资产（IT设备、办公设备、家具等）

适用目的：规范采购、入库、领用、借用、归还、盘点、报废全过程管理，明确责任，防止资产流失。

第一章 总则

第一条 制定目的

为规范公司办公固定资产的采购、使用和管理，明确资产权属和责任，保障资产安全和合理使用，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于公司所有部门、员工，以及公司名下的办公固定资产。

第三条 管理原则

1. 统一管理、分级负责
2. 账实一致、责任到人
3. 谁使用、谁负责
4. 流程可追溯、记录可核查

第二章 固定资产定义与分类

第四条 固定资产定义

符合以下条件之一的，纳入固定资产管理：

• 单价 ≥ XXX 元，使用期限 ≥ 1 年
• 虽未达到金额标准，但公司认为需要重点管理的资产

第五条 固定资产分类

1. IT类资产：电脑、服务器、显示器、打印机、NAS、交换机等
2. 办公设备类：复印机、投影仪、碎纸机、考勤设备等
3. 办公家具类：办公桌、文件柜、会议桌等
4. 其他需纳入管理的资产

第三章 采购管理

第六条 采购申请

1. 各部门因业务需要申请采购固定资产，应填写《办公固定资产采购申请表》
2. 申请内容包括：
   • 资产名称、规格型号
   • 数量、预算金额
   • 使用部门及使用人
   • 采购理由

第七条 采购审批

1. 部门负责人审批必要性
2. 财务 / 行政 / IT（视公司情况）审批预算
3. 达到公司规定金额的，需更高层级审批

第八条 采购执行

由指定部门统一采购，禁止员工私自采购后报销入账。

第四章 验收与入库管理

第九条 到货验收

1. 对数量、型号、外观、功能进行验收
2. 验收合格后办理入库手续

第十条 资产建档

入库时应建立资产台账，包括：

• 资产编号
• 资产名称、型号、序列号
• 采购日期、价格
• 存放地点
• 当前使用人

第十一条 资产标识

统一粘贴资产标签（编号），做到一物一码。

第五章 领用、借用与归还管理

第十二条 资产领用

1. 员工长期使用资产，须填写《固定资产领用单》
2. 明确资产编号、使用人、使用部门
3. 使用人对资产负直接责任

第十三条 资产借用

1. 临时使用资产，应填写《固定资产借用单》
2. 明确借用期限
3. 到期须归还或续借审批

第十四条 资产归还

1. 人员离职、岗位变动或借用到期时，须办理归还手续
2. 管理部门确认资产状态后更新台账

第六章 使用与保管责任

第十五条 使用责任

1. 使用人应妥善保管资产，不得私自转借、转让
2. 不得擅自拆卸、改装或挪作私用

第十六条 损坏与丢失处理

1. 因个人原因造成损坏或丢失的，应说明原因
2. 视情节承担维修或赔偿责任

第七章 盘点与检查

第十七条 定期盘点

1. 至少每年组织一次固定资产盘点
2. 核对账实差异，形成盘点报告

第十八条 异常处理

对盘亏、闲置、长期未使用资产，应查明原因并提出处理建议。

第八章 维修、调拨与报废

第十九条 维修管理

1. 资产发生故障，应报管理部门统一安排维修
2. 维修记录应存档

第二十条 内部调拨

部门之间调拨资产，须办理调拨手续并更新台账。

第二十一条 报废处理

1. 达到使用年限或无法修复的资产，可申请报废
2. 报废需审批，并由财务 / 管理部门统一处理

第九章 附则

第二十二条 表单与台账

本办法配套使用以下表单：

• 固定资产采购申请表
• 固定资产入库单
• 固定资产领用单
• 固定资产借用 / 归还单
• 固定资产报废申请表

第二十三条 解释权

本办法由公司【行政 / IT / 资产管理部门】负责解释。

第二十四条 生效时间

本办法自发布之日起执行。