学工管理系统用户手册：操作指南与功能详解

✅作者简介：合肥自友科技

📌核心产品：智慧校园平台(包括教工管理、学工管理、教务管理、考务管理、后勤管理、德育管理、资产管理、公寓管理、实习管理、就业管理、离校管理、科研平台、档案管理、学生平台等26个子平台) 。公司所有人员均有多年教育行业背景，以行业领先技术和视野，为客户量身定制创新型的教育行业解决方案。未来，自友将进一步在智慧校园的价值领域开拓，通过对教育大数据的的聚合、治理与挖掘，使之释放更大的社会和商业价值

🍎 历史文章：合肥自友科技-智慧校园，或添加文末联系方式直接获取。

一、系统概述与登录

学工管理系统是智慧校园平台的核心模块之一，旨在为高校学生工作处、辅导员、班主任及学生提供一体化的信息化管理服务。系统覆盖学生从入学到离校的全生命周期管理，实现数据互通、流程协同、服务在线。

1.1 访问地址与登录

• 访问地址：通过学校统一信息门户或直接访问学工系统专用网址。
• 登录账号：教职工使用工号，学生使用学号。
• 初始密码：默认密码为身份证后六位（或学校规定的其他规则），首次登录后需强制修改。
• 登录界面：输入账号、密码及验证码，点击“登录”即可进入系统首页。

二、核心功能模块详解

系统主要包含以下功能模块，各模块间数据高度关联，形成完整的学生管理闭环。

2.1 学生信息管理

本模块用于维护学生基础档案，是其他所有业务的数据基础。

• 信息录入与导入：支持单个录入与Excel批量导入新生数据。
• 信息查询与统计：可按学院、专业、班级、学号、姓名等多维度查询，并生成统计报表。
• 信息变更与审核：学生关键信息（如姓名、身份证号）变更需提交申请，由辅导员、学工处逐级审核。
• 学籍异动管理：处理休学、复学、转专业、退学等异动申请与审批流程。

2.2 奖惩管理

实现对学生各类奖励与处分事项的在线申报、审批、公示与归档。

• 奖励管理：包括奖学金、荣誉称号、竞赛获奖等。支持学生/辅导员在线申请，院系、学工处线上审批，结果自动公示并计入学生档案。
• 处分管理：处理违纪处分事项。记录事件详情、调查材料、处分决定及解除处分流程，全过程留痕。

2.3 资助管理

涵盖国家助学金、助学贷款、勤工助学、学费减免等资助业务的申请与审批。

• 贫困生认定：学生在线提交申请及证明材料，班级评议小组、辅导员、学院、学校四级线上审核认定。
• 资助项目申请：学生可在规定时间内申请符合条件的资助项目，系统自动进行资格初筛。
• 发放与跟踪：审批通过后，资助名单与金额对接财务系统进行发放，并可跟踪发放状态。

2.4 心理健康管理

建立学生心理档案，开展心理测评、预约咨询与危机干预。

• 心理测评：定期组织在线心理普查，系统自动生成测评报告与预警名单。
• 咨询预约：学生可在线查看心理咨询师排班并预约咨询时间。
• 危机干预记录：心理咨询师可记录访谈内容、评估等级与跟进措施，实现危机个案闭环管理。

2.5 公寓管理

管理学生住宿分配、调宿、退宿及宿舍卫生、安全检查等。

• 住宿分配：新生入学前，系统按学院、班级、性别等规则进行预分配，支持手动调整。
• 日常管理：记录卫生检查、晚归、违章用电等宿舍日常检查情况，并关联学生综合测评。
• 线上服务：学生可在线申请维修、调宿、退宿，流程直达后勤部门。

2.6 就业与实习管理

服务于学生实习过程管理与毕业生就业跟踪。

• 实习管理：学生提交实习计划、周报/月报，企业导师与校内导师在线评价与评分。
• 就业管理：学生登记就业去向、上传就业证明材料，辅导员审核。系统生成就业率统计报表。
• 招聘信息发布：就业中心可审核并发布企业招聘信息，学生在线投递简历。

三、常用操作指南

3.1 辅导员/班主任操作指南

1. 学生信息审核：登录后，在“待办事项”或“学生信息管理”模块中，处理学生提交的信息变更、学籍异动申请。
2. 奖惩资助审批：在“奖惩管理”、“资助管理”模块的“待审批”列表中，查看学生申请详情，填写审批意见并提交。
3. 日常事务处理：通过“通知公告”向所带班级发布消息；在“请假管理”中审批学生请假；在“谈心谈话”中记录与学生沟通情况。
4. 数据查询与导出：利用综合查询功能，筛选所需学生名单，可导出为Excel用于评奖评优、通知下发等。

3.2 学生操作指南

1. 个人信息维护：登录后，在“我的档案”中核对并完善个人及家庭信息。
2. 业务申请：在“服务大厅”或相应模块（如奖惩、资助、请假、公寓）中找到所需服务，点击“申请”并按指引填写表单、上传附件。
3. 进度查询：在“我的申请”中查看已提交业务的当前处理节点与审批意见。
4. 查看通知与成绩：首页“通知公告”显示最新消息；“学业信息”可查询成绩、课表（若与教务系统对接）。

四、常见问题与解决（FAQ）

Q1：忘记密码怎么办？
A：在登录页点击“忘记密码”，通过绑定的手机号或邮箱验证后重置。若未绑定，请联系所在学院辅导员在后台重置。

Q2：申请提交后还能修改吗？
A：在审批人尚未处理前，可在“我的申请”中找到该记录，点击“撤回”后重新编辑提交。一旦进入审批流程，则无法修改。

Q3：系统提示“您无此操作权限”怎么办？
A：请联系学院学工干事或系统管理员，确认您的账号角色是否已分配相应功能权限。

Q4：照片/附件上传失败？
A：请检查文件格式（通常支持jpg, png, pdf）和大小（一般不超过5MB）。如符合要求仍失败，可能是网络问题，请稍后重试或更换浏览器。

五、结语

学工管理系统的有效使用，能极大提升高校学生工作的效率与规范化水平。建议用户（特别是辅导员与新入职教职工）参加学校组织的系统培训，并随时关注系统内发布的更新公告与操作指南。如遇本文未涵盖的疑难问题，请通过系统首页的“在线帮助”或联系技术支持获取协助。

（本文由合肥自友科技智慧校园产品团队提供，仅供参考，具体操作以各校实际系统为准。）