维修厂的配件数字化管理的核心在于高效的配件采购与进出管理并与维修业务的高度融合形成一体化、自动化的配件业务过程管理让配件的管理更简单、更高效率、更准确要尽量避免把管理过程复杂化而导致在执行过程中增加不必要的工作量。前面我们专注介绍了维修业务的管理能力提升方法与价值本篇我们将重点介绍配件业务管理能力的提升关键点、方法及管理上的价值。核心业务关系图如上图所示维修厂的配件业务管理主要涉及到配件采购、配件入库、维修出库、库存管理以及定期的库存盘点和做必要的成本调整即可。对于各类型单个门店的维修厂来说配件业务的管理不需要做的太复杂通常建议只需要设置一个仓库就可以了不需要按配件类别分别设置多个仓库以免增加不必要的管理难度和人力成本。一、配件采购在配件采购管理中有三个关键环节分别为配件供应商的选择、配件采购、以及采购结算对账。1、配件供应商的选择选择优质的配件供应商重点需要考虑三个方面配件质量、效率、价格。A、配件质量高质量的配件是维修质量的保障因此选择配件供应商时首先需要考虑配件的质量要坚决拒绝与以假乱真、劣质配件质量的配件供应商。B、效率一方面指配送速度目前很多维修厂都是低库存量大多依靠配件商的配送速度来满足快速维修的需要。另一方面是指缺件情况一个稳定的配件供应商缺件率应低于5%。再一个方面是指单次采购量在同等价格和配送费用的情况下单次采购量越低越好这样可以很大的减少库存量、降低滞销件、提高资金周转率。C、价格采购价也就是门店维修配件成本会直接决定门店的利润情况但价格并不是越低越好每个成熟的行业其成本都是无限接近边界的低价必然会在其他方面有所损失因此所选择配件商的价格应该要适中。另外在选择配件商时还要做好以下三个方面的管理A、针对常用易损件同一品类要保障有至少三个配件商可以采购而且这三个配件商的采购在每月都有不同比例的采购量以便保持与供应商之间的良好合作关系不至于被一家供应商所牵制。一般维修用件也要至少保持有两个配件商可供选择。B、至少每半年对配件商进行一次综合评价可以从质量、效率、价格三个方面进行评价以便确保配件商自身的稳定性。C、采购方式与结算方面要与长期合作的配件商达成一个标准例如采购清单的提供与反馈方式月结还是现结等这些标准会直接涉及到店内的采购管理效率所以要与配件商之间提前做好沟通或签署协议避免因配件商的管理变化而导致店内管理上的变化。2、配件采购配件采购过程的管理关键点在于采购配件的数量与成本的及时录入以及采购过程的高效管理。A、常用易损件的采购首先要根据采购供应商的采购清单录入配件档案数据在采购时直接通过配件档案生成配件采购单并导出发送给配件商进行采购在配件到货后进行清点与质量检查并完成采购单的结算然后进行入库。B、一般维修用件的采购一般维修用件通常采购是需要时再进行临时采购所以可以根据维修需求发送给配件商待配件商反馈并到货后根据配件商的清单来制作采购单、并完成结算与入库。关于配件编码的问题常用易损件建议由维修厂自行统一编码以方便进行统一化管理不建议采用配件商编码其主要原因是高频使用件品类少、可能来源于更多的配件商尽可能的不要受配件商的管理变化而变化。一般维修用件建议采用配件商的编码其主要原因是用量少、临时采购不用花太多精力去编码和管理。注意事项尽可能的避免先使用、再进行入库的动作这样虽然看上去可以快速用于维修但实际中很容易漏入导致配件成本的登记错误。3、采购结算对账对于月结的配件采购应借助系统自动生成配件商的结算对账单例如软平汽车经营系统可以通过采购单自动生成采购对账单在每次付款时通过先核对总数量、总金额、有差异再核对采购单、采购退货情况。不要过度依赖配件商的送货单因为配件商有时候也会出错。二、配件入库配件入库分为很多种情况对于综合性维修厂来说重点会涉及三个方面采购入库、维修退料入库、调拨入库。A、采购入库在采购到货后先清点配件数量并检查质量不合同的直接退回合格的再根据采购清单或根据实物清单生成采购单并完成采购结算与入库。注意实物入库与系统入库要保持同步数据与成本要保持一致。B、维修退料入库对于使用领料出库流程的维修厂在技师领料出库后可能会因为某种原因要退回仓库那么要及时完成配件退回的入库操作。C、调拨入库对于有多个仓库的维修厂可能会涉及到仓库之间的配件调拨调拨到货时要根据调拨单及时完成配件的入库。目前各类维修厂通常最多也只会配置一个仓库管理员在进行采购入库时建议采用通过采购单自动入库的方式以减少人员操作工作量和多步操作中的错误例如软平汽车经营系统可以通过配件采购单自动完成配件的入库。三、配件库存配件库存管理的关键点是数量与成本其次是库龄与损耗。1、数量管库存必须要管数量否则配件库存管理就没有意义了维修厂只要每次做好实物与系统同步操作入库、维修时系统与实物及时做好出库那么库存数量基本也不会出现差异再配以定期的库存盘点就可保障配件数量的准确性。数量与下面要介绍的成本是同步的每一个配件有数量、就要有对应的成本。管理好配件数量即可减少维修缺件的情况又可以减少配件损耗和资金占用。2、成本配件的成本就是指配件采购价目前市场几乎所有配件采购价都是含税价所以维修厂不需要另外管理税款问题但有时候临时用件的采购会涉及到运费所以在配件采购价需要把运费加进去因为这才是这次配件采购的真实成本。在成本的管理方式上财务或会计记账时主要分为两种方式分别为加权平均成本法、实际成本法分别适用于不同管理水平的维修厂来使用。推荐中小型维修厂使用加权平均成本法进行管理这种管理难度最低大型维修厂使用实际成本法进行管理这种管理精准度会更高。举例第一次采购10个机油滤芯采购单价为20元入库后库存数量为10个库存总成本金额为200元库存单位成本为20元第二次又采购20个采购单价为25元入库后库存数量增加20个变成30个库存成本增加500元库存总金额变为700元两种成本管理方式下的单位成本是不一样的。A、加权平均成本法指不同价格批次的配件成本采用加权平均的方式来统一管理成本上例中第二次采购入库后的单位成本如下单位成本700元÷30个23.33元四舍五入后B、实际成本法指不同价格批次的配件成本按实际成本价格进行管理上例中第二次采购入库后配件库存为按成本不同、分别产生两条数据进行管理第一批次的单位成本仍然是20元第二批次的单位成本按第二次的采购成本记录即25元。另外还有极少部分的维修厂会使用配件批次号管理那么按批次号管理时通常使用的都是实际成本法即一个批次、一个配件一条记录。这种管理方式最精确而且还可以进行先进先出但管理难度会大幅度增加所以现在使用批次号管理配件的维修厂并不是很多也不推荐这么做。关于配件成本调整的实战应用有时候维修厂急需要使用某个配件但会因为某种原因导致配件供应商还没有定下采购价格这时候就会出现给维修厂一个暂估价先进行采购使用以后再公布真实价格这时候维修厂也同样要使用暂估价进行采购入库并在最终价格确定后再进行成本价格调整以确保价格成本的准确性。3、库龄库龄是指配件从采购入库时间算起到当前在仓库里的时间差计算公式为库龄当前日期-采购入库日期配件库龄通常都是计算的天数。库龄越长说明配件越不常用可能会产生损耗、同时还会占用流动资金。如果库龄越短就有可能会导致经常缺货影响维修速度和客户满意度所以维修厂老板一定要关注配件的库龄。配件的库龄管理非常重要很多大型的配件仓库都会花费大量的投资去优化库龄。对于维修厂来说可以借助维修管理系统对长库龄的滞销配件进行及时提醒并根据提醒及时做必要的处理这样可以很大程度的降低配件损耗和资金占用建议维修厂的配件库龄控制在6个月以内如果管理能力更高的维修厂可以考虑控制在3个月以内即对滞销配件提醒设置为3-6个月。4、损耗损耗主要是配件指丢失、配件损坏、配件过期因此配件仓库要做定期的库存盘点找出损耗的原因并及时制定解决办法以便后续能减少损耗。关于库存盘点请参见下方“库存盘点”处的介绍。四、维修出库在进行车辆维修时要及时完成配件的出库配件的出库方式可以采用按工单上的配件自动化出库、由仓库管理员进行领料出库两种方式。在第五篇关于维修业务流程中我们有详细介绍这两种方式如何应用这里就不再做具体介绍。维修出库的主要目的是完成1、配件库存的扣减如果不及时完成库存数量的扣减出库就会导致配件库存数量不准那么配件的库存管理也就变得没有任何意义。2、把配件成本附加到维修工单上为了精细化管理好每一个工单的成本、利润以至于形成整个门店的成本与利润管理维修配件必须要通过配件库存进行出库才能准确的统计分析维修业务的成本、利润情况。有些维修厂老板可能会想我直接在维修工单上填写配件成本难道不行吗答案是可行、但低效且又不利于管理。对于不常用的事故维修用配件因为偶尔使用一次这样做还能勉强被接受但对于常用的易损配件这样做在管理上就会比较麻烦我们以一个机油滤芯为例通常库存数量会比较多、用量也比较大每次都在工单上录入成本即不高效、又容易出错。五、库存盘点目前市场上有超过80%的维修厂不会做配件库存盘点经常性出现配件实物与系统内的数量不一致导致维修时才发现配件缺货从面导致配件库存的管理形同虚设。配件库存盘点主要分为抽盘、月盘、季度盘点、年度盘点几种方式。A、抽盘指定期对一部分进出比较高频的配件进行盘点例如可以每周只针对机油、机滤这类盘件进行一下盘点核对系统数量与实物数量以便及时发现问题并进行修正。B、月盘月盘应作为各类维修厂对于常用易损件的固定管理模式也就是每个月要进行一次配件库存的盘点通常建议放在月末的一两天内进行月盘时要清点数量、质量以及登记有效期管理的检查。C、季度盘点如果维修厂可以做好月盘的管理通常季度盘点可以省略或针对一些小型维修厂可以用季度盘点代替月度盘点。D、年度盘点年度盘点是每个维修厂必须要做的而且盘点范围要是全部仓库的全部配件。在进行配件盘点时无论是否存在错误指系统数量与实物数量不一致都要通过系统登记盘点结果以标记在这个盘点的时间点上配件的数量是正确的下一次发现数量不对时也方便基于上个时间点开始追查原因。盘点的方法建议通过系统生成盘点单盘点单上只有配件清单没有数量在盘点完成后把盘点结果实际数量录入系统由系统自动判断系统数量与实物数量是否一致。不要带着数量去盘点这样容易让盘点过程不那么真实。六、成本调整在常规情况下正常使用系统进行出入库不会出现成本不对的情况但实际业务中会有采购时录错成本、或采购入库时配件商还没有给出实际结算价格的情况这个时候就需要进行配件成本的调整以保障配件的实际成本准确。因此完整的配件管理模式中偶尔会涉及到配件成本调整的情况这时要及时在系统内完成配件成本调整这样才能让维修成本和利润的计算更准确。总结综上所述维修厂的配件管理过程实质上并不复杂但细节方面却涉及到了很多重点还是在于如何规范化整个配件的进、出过程的管理以及对配件进行盘点和及时纠正错误。目前市场在大部分的维修厂管理系统都可以满足以上的配件过程管理只是差异点在于操作的方便性。维修厂选择操作简单、数据准确和系统例如软平汽车经营系统。
维修厂的配件数字化管理的核心在于高效的配件采购与进出管理并与维修业务的高度融合形成一体化、自动化的配件业务过程管理让配件的管理更简单、更高效率、更准确要尽量避免把管理过程复杂化而导致在执行过程中增加不必要的工作量。前面我们专注介绍了维修业务的管理能力提升方法与价值本篇我们将重点介绍配件业务管理能力的提升关键点、方法及管理上的价值。核心业务关系图如上图所示维修厂的配件业务管理主要涉及到配件采购、配件入库、维修出库、库存管理以及定期的库存盘点和做必要的成本调整即可。对于各类型单个门店的维修厂来说配件业务的管理不需要做的太复杂通常建议只需要设置一个仓库就可以了不需要按配件类别分别设置多个仓库以免增加不必要的管理难度和人力成本。一、配件采购在配件采购管理中有三个关键环节分别为配件供应商的选择、配件采购、以及采购结算对账。1、配件供应商的选择选择优质的配件供应商重点需要考虑三个方面配件质量、效率、价格。A、配件质量高质量的配件是维修质量的保障因此选择配件供应商时首先需要考虑配件的质量要坚决拒绝与以假乱真、劣质配件质量的配件供应商。B、效率一方面指配送速度目前很多维修厂都是低库存量大多依靠配件商的配送速度来满足快速维修的需要。另一方面是指缺件情况一个稳定的配件供应商缺件率应低于5%。再一个方面是指单次采购量在同等价格和配送费用的情况下单次采购量越低越好这样可以很大的减少库存量、降低滞销件、提高资金周转率。C、价格采购价也就是门店维修配件成本会直接决定门店的利润情况但价格并不是越低越好每个成熟的行业其成本都是无限接近边界的低价必然会在其他方面有所损失因此所选择配件商的价格应该要适中。另外在选择配件商时还要做好以下三个方面的管理A、针对常用易损件同一品类要保障有至少三个配件商可以采购而且这三个配件商的采购在每月都有不同比例的采购量以便保持与供应商之间的良好合作关系不至于被一家供应商所牵制。一般维修用件也要至少保持有两个配件商可供选择。B、至少每半年对配件商进行一次综合评价可以从质量、效率、价格三个方面进行评价以便确保配件商自身的稳定性。C、采购方式与结算方面要与长期合作的配件商达成一个标准例如采购清单的提供与反馈方式月结还是现结等这些标准会直接涉及到店内的采购管理效率所以要与配件商之间提前做好沟通或签署协议避免因配件商的管理变化而导致店内管理上的变化。2、配件采购配件采购过程的管理关键点在于采购配件的数量与成本的及时录入以及采购过程的高效管理。A、常用易损件的采购首先要根据采购供应商的采购清单录入配件档案数据在采购时直接通过配件档案生成配件采购单并导出发送给配件商进行采购在配件到货后进行清点与质量检查并完成采购单的结算然后进行入库。B、一般维修用件的采购一般维修用件通常采购是需要时再进行临时采购所以可以根据维修需求发送给配件商待配件商反馈并到货后根据配件商的清单来制作采购单、并完成结算与入库。关于配件编码的问题常用易损件建议由维修厂自行统一编码以方便进行统一化管理不建议采用配件商编码其主要原因是高频使用件品类少、可能来源于更多的配件商尽可能的不要受配件商的管理变化而变化。一般维修用件建议采用配件商的编码其主要原因是用量少、临时采购不用花太多精力去编码和管理。注意事项尽可能的避免先使用、再进行入库的动作这样虽然看上去可以快速用于维修但实际中很容易漏入导致配件成本的登记错误。3、采购结算对账对于月结的配件采购应借助系统自动生成配件商的结算对账单例如软平汽车经营系统可以通过采购单自动生成采购对账单在每次付款时通过先核对总数量、总金额、有差异再核对采购单、采购退货情况。不要过度依赖配件商的送货单因为配件商有时候也会出错。二、配件入库配件入库分为很多种情况对于综合性维修厂来说重点会涉及三个方面采购入库、维修退料入库、调拨入库。A、采购入库在采购到货后先清点配件数量并检查质量不合同的直接退回合格的再根据采购清单或根据实物清单生成采购单并完成采购结算与入库。注意实物入库与系统入库要保持同步数据与成本要保持一致。B、维修退料入库对于使用领料出库流程的维修厂在技师领料出库后可能会因为某种原因要退回仓库那么要及时完成配件退回的入库操作。C、调拨入库对于有多个仓库的维修厂可能会涉及到仓库之间的配件调拨调拨到货时要根据调拨单及时完成配件的入库。目前各类维修厂通常最多也只会配置一个仓库管理员在进行采购入库时建议采用通过采购单自动入库的方式以减少人员操作工作量和多步操作中的错误例如软平汽车经营系统可以通过配件采购单自动完成配件的入库。三、配件库存配件库存管理的关键点是数量与成本其次是库龄与损耗。1、数量管库存必须要管数量否则配件库存管理就没有意义了维修厂只要每次做好实物与系统同步操作入库、维修时系统与实物及时做好出库那么库存数量基本也不会出现差异再配以定期的库存盘点就可保障配件数量的准确性。数量与下面要介绍的成本是同步的每一个配件有数量、就要有对应的成本。管理好配件数量即可减少维修缺件的情况又可以减少配件损耗和资金占用。2、成本配件的成本就是指配件采购价目前市场几乎所有配件采购价都是含税价所以维修厂不需要另外管理税款问题但有时候临时用件的采购会涉及到运费所以在配件采购价需要把运费加进去因为这才是这次配件采购的真实成本。在成本的管理方式上财务或会计记账时主要分为两种方式分别为加权平均成本法、实际成本法分别适用于不同管理水平的维修厂来使用。推荐中小型维修厂使用加权平均成本法进行管理这种管理难度最低大型维修厂使用实际成本法进行管理这种管理精准度会更高。举例第一次采购10个机油滤芯采购单价为20元入库后库存数量为10个库存总成本金额为200元库存单位成本为20元第二次又采购20个采购单价为25元入库后库存数量增加20个变成30个库存成本增加500元库存总金额变为700元两种成本管理方式下的单位成本是不一样的。A、加权平均成本法指不同价格批次的配件成本采用加权平均的方式来统一管理成本上例中第二次采购入库后的单位成本如下单位成本700元÷30个23.33元四舍五入后B、实际成本法指不同价格批次的配件成本按实际成本价格进行管理上例中第二次采购入库后配件库存为按成本不同、分别产生两条数据进行管理第一批次的单位成本仍然是20元第二批次的单位成本按第二次的采购成本记录即25元。另外还有极少部分的维修厂会使用配件批次号管理那么按批次号管理时通常使用的都是实际成本法即一个批次、一个配件一条记录。这种管理方式最精确而且还可以进行先进先出但管理难度会大幅度增加所以现在使用批次号管理配件的维修厂并不是很多也不推荐这么做。关于配件成本调整的实战应用有时候维修厂急需要使用某个配件但会因为某种原因导致配件供应商还没有定下采购价格这时候就会出现给维修厂一个暂估价先进行采购使用以后再公布真实价格这时候维修厂也同样要使用暂估价进行采购入库并在最终价格确定后再进行成本价格调整以确保价格成本的准确性。3、库龄库龄是指配件从采购入库时间算起到当前在仓库里的时间差计算公式为库龄当前日期-采购入库日期配件库龄通常都是计算的天数。库龄越长说明配件越不常用可能会产生损耗、同时还会占用流动资金。如果库龄越短就有可能会导致经常缺货影响维修速度和客户满意度所以维修厂老板一定要关注配件的库龄。配件的库龄管理非常重要很多大型的配件仓库都会花费大量的投资去优化库龄。对于维修厂来说可以借助维修管理系统对长库龄的滞销配件进行及时提醒并根据提醒及时做必要的处理这样可以很大程度的降低配件损耗和资金占用建议维修厂的配件库龄控制在6个月以内如果管理能力更高的维修厂可以考虑控制在3个月以内即对滞销配件提醒设置为3-6个月。4、损耗损耗主要是配件指丢失、配件损坏、配件过期因此配件仓库要做定期的库存盘点找出损耗的原因并及时制定解决办法以便后续能减少损耗。关于库存盘点请参见下方“库存盘点”处的介绍。四、维修出库在进行车辆维修时要及时完成配件的出库配件的出库方式可以采用按工单上的配件自动化出库、由仓库管理员进行领料出库两种方式。在第五篇关于维修业务流程中我们有详细介绍这两种方式如何应用这里就不再做具体介绍。维修出库的主要目的是完成1、配件库存的扣减如果不及时完成库存数量的扣减出库就会导致配件库存数量不准那么配件的库存管理也就变得没有任何意义。2、把配件成本附加到维修工单上为了精细化管理好每一个工单的成本、利润以至于形成整个门店的成本与利润管理维修配件必须要通过配件库存进行出库才能准确的统计分析维修业务的成本、利润情况。有些维修厂老板可能会想我直接在维修工单上填写配件成本难道不行吗答案是可行、但低效且又不利于管理。对于不常用的事故维修用配件因为偶尔使用一次这样做还能勉强被接受但对于常用的易损配件这样做在管理上就会比较麻烦我们以一个机油滤芯为例通常库存数量会比较多、用量也比较大每次都在工单上录入成本即不高效、又容易出错。五、库存盘点目前市场上有超过80%的维修厂不会做配件库存盘点经常性出现配件实物与系统内的数量不一致导致维修时才发现配件缺货从面导致配件库存的管理形同虚设。配件库存盘点主要分为抽盘、月盘、季度盘点、年度盘点几种方式。A、抽盘指定期对一部分进出比较高频的配件进行盘点例如可以每周只针对机油、机滤这类盘件进行一下盘点核对系统数量与实物数量以便及时发现问题并进行修正。B、月盘月盘应作为各类维修厂对于常用易损件的固定管理模式也就是每个月要进行一次配件库存的盘点通常建议放在月末的一两天内进行月盘时要清点数量、质量以及登记有效期管理的检查。C、季度盘点如果维修厂可以做好月盘的管理通常季度盘点可以省略或针对一些小型维修厂可以用季度盘点代替月度盘点。D、年度盘点年度盘点是每个维修厂必须要做的而且盘点范围要是全部仓库的全部配件。在进行配件盘点时无论是否存在错误指系统数量与实物数量不一致都要通过系统登记盘点结果以标记在这个盘点的时间点上配件的数量是正确的下一次发现数量不对时也方便基于上个时间点开始追查原因。盘点的方法建议通过系统生成盘点单盘点单上只有配件清单没有数量在盘点完成后把盘点结果实际数量录入系统由系统自动判断系统数量与实物数量是否一致。不要带着数量去盘点这样容易让盘点过程不那么真实。六、成本调整在常规情况下正常使用系统进行出入库不会出现成本不对的情况但实际业务中会有采购时录错成本、或采购入库时配件商还没有给出实际结算价格的情况这个时候就需要进行配件成本的调整以保障配件的实际成本准确。因此完整的配件管理模式中偶尔会涉及到配件成本调整的情况这时要及时在系统内完成配件成本调整这样才能让维修成本和利润的计算更准确。总结综上所述维修厂的配件管理过程实质上并不复杂但细节方面却涉及到了很多重点还是在于如何规范化整个配件的进、出过程的管理以及对配件进行盘点和及时纠正错误。目前市场在大部分的维修厂管理系统都可以满足以上的配件过程管理只是差异点在于操作的方便性。维修厂选择操作简单、数据准确和系统例如软平汽车经营系统。
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